Augmenter votre efficacité

Augmenter votre efficacité
23 octobre 2020 Commentaires fermés sur Augmenter votre efficacité Non classé Nicolas Blond

Votre entreprise fonctionne assez bien, mais vous sentez que vous ne progressez plus?. Parfois, un projet est suspendu quelques jours de trop, ou des réunions qui semblaient autrefois productives et utiles semblent maintenant s’éterniser pendant des heures. On peut avoir l’impression que l’on patine et il est difficile de retrouver cette adhérence.

Découvrez dans cet article 10 astuces pour accroître votre efficacité et celle de votre organisation:

1°) Automatisez toutes les tâches que vous pouvez

L’automatisation des affaires n’est pas qu’un luxe; c’est une nécessité dans l’environnement concurrentiel d’aujourd’hui. L’automatisation des tâches monotones fait gagner du temps à vos employés et leur permet d’accomplir des tâches plus productives qui nécessitent une réflexion critique ou une touche humaine.

  • Standardiser les méthodes
  • Améliorer l’efficacité
  • Simplifier les contrôles
  • Faciliter la facturation
  • Disposer d’une information détaillée sur l’activité
  • Faites appels à l’intelligence artificiel pour des tâches bien souvent non réalisées (relances des clients par exemples)

2°) Encouragez vos équipes à discuter en face à face

Bien que l’envoi d’un e-mail ou d’un message de discussion rapide à un collègue puisse sembler être un moyen plus efficace d’obtenir une réponse, cela peut souvent avoir l’effet inverse, car les allers-retours ultérieurs peuvent prendre plus de temps qu’un rapide face à face. Cependant, l’interaction en face à face accélère vraiment le processus de résolution d’un problème, de réponse à une question ou de clarification de quelque chose d’important. »

3°) Limiter les interruptions

Réunion du personnel à 9h, réunion du service à 11h, déjeuner à midi – si vos employés ont du mal à effectuer des tâches efficacement, cela peut être le résultat d’interruptions constantes. «Nous essayons de planifier plusieurs réunions le même jour plutôt que de les disperser tout au long de la semaine, et nous bloquons du temps sur nos calendriers pour travailler activement», explique Alexander Moore de Boomerang. Le fait de bloquer des périodes de temps pour un travail ininterrompu peut aider vos employés à mieux se concentrer et à travailler plus efficacement.

Mais les réunions ne sont pas les seuls contrevenants: des alertes par e-mail constantes, des fenêtres contextuelles de messages de chat et des notifications de votre logiciel de gestion de projet interne peuvent toutes distraire le flux de travail. «En général, il faut environ une minute pour reprendre le travail efficacement après une interruption», explique Alexander. « Pour cette raison, nous utilisons des outils comme Inbox Pause pour réduire les notifications par e-mail. » Il existe de nombreux outils et applications pour éviter toute distraction au travail, ce qui peut vous aider à travailler plus efficacement.

4°) Tenez une réunion d’entreprise quotidienne de 10 minutes

Bien que les réunions soient généralement considérées comme une nécessité, elles peuvent se poursuivre jusqu’au point où elles rongent la journée de travail. David Ciccarelli de Voices.com propose des réunions plus courtes et plus efficaces, qui couvrent les bases en 10 minutes chrono.

«Chaque jour, nous nous réalisons une réunion de 10 minutes», dit-il. «La réunion est une source d’informations qui tient tout le monde au courant, y compris un tour d’horizon de nos indicateurs de performance clés, la célébration des réalisations et l’identification des opportunités d’amélioration.»

C’est non seulement un bon moyen de tenir tous les employés au courant de tout nouveau développement au sein de l’entreprise, en gardant les réunions courtes et en douceur, cela simplifie le processus de réunion et réduit le temps perdu. «Ce processus nous permet de fonctionner efficacement, car les réunions inutiles sont éliminées».

5°) «Une seule tâche» pour en faire plus

Nous pensons tous que nous sommes excellents pour la réalisation de multitâches. Cependant, les études montrent que si les gens peuvent potentiellement effectuer plusieurs tâches à la fois, ils ne sont pas nécessairement plus productifs. Alors, c’est ici que l’idée de «tâche unique» (ou de se concentrer sur une seule tâche jusqu’à son achèvement) entre en jeu.

«Le« monotâche »vous permet de faire plus rapidement en évitant que les projets « pourrissent » lorsqu’ils sont presque terminés. Il est facile de se sentir faussement productif lorsque 10 projets sont en cours, mais rien ne sort réellement. »

Se concentrer sur «une tâche unique» jusqu’à ce qu’un projet soit terminé vous aide à exécuter réellement et efficacement les projets.

6°) Découragez les réunions ‘une minute

Pourquoi ces réunions ou les interruptions « j’en ai pour une minute » sont-elles mauvaises pour l’efficacité du bureau?

La réalité est que presque rien d’important ne peut être accompli en une minute, ce qui signifie qu’une minute se transforme en 15 minutes ou plus et finit par être une gestion du temps terriblement inefficace.

Au lieu de cela, essayez de planifier des réunions rapides avec un laps de temps déterminé.

7°) Restez fidèle au processus établi

Essayer d’accélérer les choses en faisant l’impasse sur certaines procédures peut entraîner des ruptures. «Tenez-vous en au processus établi»,

Cela signifie-t-il ne jamais changer les choses? Bien sûr que non – cela rendrait probablement la plupart de nos suggestions antérieures inutiles! Mais si vous modifiez un processus, faites-le délibérément, pas seulement par caprice ou parce que vous êtes en retard. «Les processus peuvent être modifiés, mais ils doivent l’être intentionnellement et en communiquant avec toute l’équipe une fois que le changement potentiel a été approuvé», déclare Angela.

8°) Utilisez un logiciel de gestion des tâches

Le courrier électronique n’est pas une méthode idéale de communication ou de collaboration au sein des équipes. Utilisez un logiciel de gestion des tâches comme Trello afin que votre communication et votre progression de travail se trouvent au même endroit.»

Gérer son temps avec Trello

Un logiciel de gestion des tâches pour les équipes désignées peut aider tout le monde à travailler ensemble plus efficacement, à suivre les progrès et à rester concentré. «Cela évite à tout le monde d’avoir à faire des allers-retours sur les e-mails, et cela nous permet également de suivre les progrès plus efficacement», déclare David. Chez Palo Alto Software.

Un logiciel de gestion des tâches pour les équipes désignées peut aider tout le monde à travailler ensemble plus efficacement, à suivre les progrès et à rester concentré. «Cela évite à tout le monde d’avoir à faire des allers-retours sur les e-mails, et cela nous permet également de suivre les progrès plus efficacement», déclare David. Chez Palo Alto Software.

9°) Promouvoir une culture de communication ouverte

Encouragez vos employés à communiquer ouvertement. Mais cela va au-delà de l’idée de communiquer en face à face pour résoudre des problèmes. Vos employés se sentent-ils à l’aise pour exprimer leurs préoccupations ou de faire des commentaires sur la façon dont votre entreprise est gérée?

Le meilleur moyen d’améliorer l’efficacité d’une entreprise est d’encourager les commentaires, les idées et la communication entre les services.

Vous ne pouvez pas être partout à la fois et vous ne verrez pas tout. Vos employés peuvent être en mesure de repérer un domaine de votre entreprise qui pourrait être rendu plus efficace ou un processus qui pourrait être rationalisé. Assurez-vous qu’ils se sentent à l’aise d’exprimer leurs opinions et de faire des commentaires, en particulier lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité. «En encourageant les collègues à faire partie du processus d’efficacité, cela se traduira par une équipe plus productive et efficace».

10°) Sachez quand vous arrêter

S’il est important d’éliminer autant de problèmes que possible pour aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement, vous devez également savoir où tracer la ligne. L’excès d’optimisation fragilisent les systèmes.  Tous les processus ne peuvent pas être automatisés, tout comme toutes les réunions ne se terminent pas toujours à l’heure prévue.

Il est important de viser l’efficacité, mais ne laissez pas l’objectif d’accroissement de l’efficacité éclipser d’autres objectifs plus important. Grâce à des essais et des erreurs, et en obtenant les commentaires de vos employés tout au long du processus, vous serez en mesure de surveiller ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d’améliorer l’efficacité de votre entreprise, tout en continuant à développer et à renforcer votre entreprise.

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